Cómo preparar el envío pedidosCómo preparar el envío pedidos

Cada empresa puede tener sus propios procedimientos para la preparación del envío pedidos, pero hay una serie de pasos que son básicos y comunes que se deben seguir para poder llegar a responder con eficacia a las necesidades y demandas de los clientes. La eficiencia es clave para poder brindar el mejor servicio, debiendo tratar de acortar en lo posible los tiempos de entrega y también ofreciendo la máxima seguridad en el pedido, pasando todo ello por una máxima eficacia en el proceso logístico de los pedidos.

El proceso de preparación de los pedidos se realiza una vez que han tenido lugar todos los procesos de recepción, manipulación y ubicación, debiendo llevar a cabo cada uno de ellos prestando máxima atención a todos los aspectos, de forma que se pueda conseguir siempre la máxima eficacia.

En un primer paso es muy importante que antes del envío pedidos se lleve a cabo una clasificación de los mismos en función del tipo de producto del que se trate, así como de la fecha de entrega para el mismo, su tamaño, el destino del pedido, la urgencia con la que debe ser entregado y también prestando atención a las diferentes indicaciones especiales que haya podido hacer al cliente con respecto a su entrega.

En función de la capacidad que tenga la empresa a nivel tecnológico, así como la cantidad de personas y la dedicación de los mismos al proceso de envío pedidos determinará los pasos a seguir, si bien a continuación te vamos a explicar los pasos habituales de una empresa estándar para la preparación de un pedido.

Pasos para la preparación del envío pedidos

Como hemos indicado estos pasos pueden variar con respecto a los que te vamos a indicar a continuación, si bien, de forma general es la manera en la que actúan muchas empresas y que te puede servir como orientación, sobre todo si estás comenzando o tienes en mente iniciar un negocio que implique la necesidad de llevar a cabo un proceso logístico para el envío pedidos a tus clientes, tanto si eres una pequeña tienda con una baja cantidad de envíos como si ya tienes un gran volumen de ellos y debes responder a las necesidades de muchos clientes.

En definitiva, si más dilación, vamos a hacer hincapié en los pasos que debes seguir en un proceso logístico previo al envío pedidos:

  1. En primer lugar, debes recibir el pedido de tus clientes a través de los soportes que ya hayas acordado con el cliente, como puede ser mediante un correo electrónico, un fax o un fichero digital, o directamente desde tu tienda online si la tuvieses.
  2. A continuación, una vez recibido el pedido en cuestión debes encargarte de ordenador los pedidos haciendo uso de un sistema informático de la empresa, al mismo tiempo que debes preparar los documentos que se encuentren relacionados con el pedido en base a los criterios de tus clientes y las condiciones de los envíos, de forma que trates de reducir en la medida de lo posible los documentos a rellenar e incluir en el pedido.
  3. Para el paso anterior es muy importante hacer uso de albaranes de picking en unidades, de forma que tan solo hagas uso de un documento por envío, haciendo que se encuentren también agrupados. De esta manera, un cliente tan solo recibirá un documento en el que se mostrarán todos los pedidos que haya podido hacer a la vez, algo realmente útil en el caso de que, por ejemplo, el cliente haya hecho diferentes pedidos y se vaya a proceder al envío de los mismos de una sola vez.
  4. Una vez hecho lo anterior y el albarán se encuentre debidamente cumplimentado y con todos los pedidos detallados de la manera adecuada es el momento de ordenarlo y entregar los albaranes disponibles al personal del almacén. Este se encargará de llevar a cabo la preparación del envío, para lo cual tendrá en cuenta los diferentes criterios que se hayan establecido para el mismo, como puede ser la urgencia, el volumen del pedido, la disponibilidad para el horario de recogida o entrega o la prioridad, entre otros. Cada empresa y cliente podría marcar unos criterios en base a sus preferencias o los servicios que desee ofrecer a sus clientes.
  5. Posteriormente llegará el momento de asignar la situación física del paquete o producto según los criterios que se hayan acordado de una manera previa con el cliente. Una vez realizado el picking se deberá acceder al sistema informático de la empresa y buscar el documento del cliente, procediendo a continuación, a través de los medios oportunos, a identificación del producto, las unidades y el resto de características.
  6. Posteriormente habrá que verificar la información recibida y continuar con el proceso, tratando así de minimizar los errores en la preparación previa al envío pedidos, y actuando de la manera apropiada en el caso de que exista algún tipo de problema o error.
  7. Finalmente se hará la impresión del albarán que irá a parar al cliente y se imprimen las etiquetas de expedición, que permiten facilitar y agilizar el proceso de envío del pedido.

Tras llevar a cabo todos estos pasos llega el momento del empaquetado del producto, que se llevará a cabo en función de los productos que se vayan a enviar, debiendo atender tanto a su tamaño como a su peso o fragilidad, entre otros, para elegir el embalaje más apropiado, así como los diferentes elementos de protección.

Una vez que se encuentra perfectamente embalado es el momento de la expedición del paquete, que será el paso final para realizar el envío pedidos a los clientes, que deberán recibir en su domicilio o la dirección deseada un paquete que se encuentre siempre en las perfectas condiciones.

De hecho, esto es fundamental para conseguir la total satisfacción del cliente, ya que si recibe un paquete que se encuentre lleno de golpes o con otras deficiencias puede hacer que incluso se llegue a perder a ese cliente. De ahí la importancia de utilizar un buen embalaje.

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